Les élu(e)s qui constituaient le RDVC ont demandé, à la création de Villes au Carré, de constituer un collège des élus au sein du conseil d'administration. À partir de ce collège, ils souhaitent organiser des rencontres d'échanges entre élu(e)s.
Ces rencontres sont organisées par et pour les élu(e)s intéressé(e)s des villes de la strate nationale des petites villes (appelées "moyennes" en région Centre) : moins de 20 000 habitants environ, qui ont des besoins spécifiques d'ingénierie.
Les collaborateurs peuvent accompagner les élu(e)s mais ne peuvent pas les représenter en leur absence aux réunions.
Villes au Carré organise trois rencontres par an, en partenariat avec une villes adhérente, sur un thème décidé collectivement à la précédente session.
Les rencontre se déroulent selon un format régulier :
Villes au Carré sert de support et d'appui avec les services de la ville invitante, pour les invitations et l'organisation de la rencontre.
Une note de synthèse est rédigée et diffusée aux membres du réseau pour capitaliser les travaux.